Deixando de lado o aspecto da segurança (já visto e revisto em outras postagens), vale lembrar que quem se preocupa com sua imagem e marca pessoal deve balizar seus e-mails pelos ditames da “netiqueta” – neologismo que remete a regras de comportamento a ser observadas no ambiente virtual. Veja a seguir algumas dicas importantes:
1- Antes de enviar um e-mail, certifique-se de que essa seja a solução mais adequada – esse tipo de mensagem se destina a questões simples, que possam ser expressas em poucas linhas; se o assunto exigir mais do que duas trocas, talvez seja melhor telefonar ou conversar pessoalmente.
2- Embora os e-mails sejam coloquiais, evite descuidar da ortografia e da gramática ou enveredar por aquela "taquigrafia eletrônica" que se popularizou nas comunicações via programas mensageiros ("ñ" ou "naum" no lugar de "não"; "vc" em vez de "você", e daí por diante).
3- Atente para a redação das mensagens: se muito longas, a leitura se torna cansativa; se muito curtas, passam a impressão de descaso; se escritas em letras maiúsculas, parece que você está gritando com o destinatário.
4- Ao compor suas mensagens, evite palavras e frases “pesadas” (que deixem as pessoas na defensiva) e jamais use de sarcasmo (que não é facilmente detectado no e-mail).
5- Sempre insira algum indicativo do teor da mensagem no campo "Assunto", mas evite escrever simplesmente "Oi", "Olá" ou "Saudades", de modo a evitar que seus e-mails sejam prontamente deletados pelos destinatários mais cuidadosos.
6- Não abuse de papéis de carta (planos de fundo), imagens e arquivos de som pesados, especialmente se a mensagem for enviada para alguém que utiliza conexão discada. Valha-se de bom senso ao reencaminhar correntes, pirâmides, pedidos de auxílio para pessoas doentes ou com familiares desaparecidos (no mais das vezes isso não passa de bobagens e não leva a nada, apenas enche a paciência). E o mesmo vale para e-mails de teor religioso (nem todo mundo professa a mesma religião que você).
7- Se não puder responder a mensagem de pronto, ao menos acuse o recebimento e informe que voltará ao assunto oportunamente (e faça-o).
8- Ao responder e-mails, remova total ou parcialmente os textos anteriores e procure escrever sua resposta de modo que ela seja exibida antes da mensagem original – do contrário, o destinatário poderá pensar que a mensagem foi simplesmente devolvida.
9- Outra providência louvável consiste em remover aqueles incomodativos sinais de ">>>>>>" que dificultam a leitura das mensagens reencaminhadas. No Outlook Express, clique em Ferramentas > Opções > Envio > Formato para envio de mensagens; clique no botão Configurações de HTML e desmarque a caixa Recuar texto da mensagem na resposta; clique em Configurações de texto sem formatação e desmarque a opção Recuar o texto original com > ao responder e encaminhar.
10- Tome especial cuidado com e-mails em massa. Ao enviar a mesma mensagem para múltiplos destinatários, utilize sempre a cópia oculta (de modo a preservar a privacidade de cada um deles); ao responder uma mensagem que tenha sido enviada também para outras pessoas, só utilize o botão “Responder a todos” caso a resposta seja realmente de interesse geral.
Bom dia a todos e até mais ler.
