Lá pelos
idos de 1971, o programador norte-americano Ray Tomlinson ― falecido no início do mês passado ― combinou
recursos de aplicativos já existentes e, por brincadeira, passou a enviar emails (apenas em texto puro) para si
mesmo e para seus colegas. Naquela época, o conceito de correio eletrônico já havia sido implementado no Automatic Digital Network ― sistema
rudimentar de comunicação de dados desenvolvido em meados dos anos 1960 ―, mas
a versão aprimorada por Tomlinson foi
a primeira capaz de enviar mensagens entre diferentes nós conectados à ARPANET.
Observação: Tomlinson também definiu o uso do símbolo arroba (@) ― que na língua inglesa
representa a preposição “at”) para distinguir as mensagens destinadas às caixas
de correio na máquina local das que se dirigiam à rede, e criou para si próprio
o primeiro endereço de e-mail (tomlinson@bbn-tenexa).
O fato é que o correio eletrônico se tornou extremamente popular entre os internautas, notadamente pela celeridade ― um email leva apenas alguns segundos para chegar ao destinatário, não impostando em que parte do mundo este se encontre ― e, mais adiante, pela capacidade de transportar praticamente qualquer arquivo digital ― de texto, imagem, áudio, vídeo, e até mesmo códigos maliciosos). Essa praticidade fez desse serviço uma das formas de comunicação mais utilizadas hoje em dia ― para o desgosto dos fabricantes de aparelhos de fax, cuja promissora carreira foi abreviada ―, embora ele seja também um dos mais mal-usados, como veremos a seguir.
O primeiro
“erro” remonta ao alvorecer da Internet, quando os neófitos se orgulhavam de ter um endereço eletrônico com seu nome
seguido do sinal de arroba e do domínio. Hoje em dia, no entanto, usar nome e
sobrenome ― ou uma combinação de ambos ― é oferecer de bandeja informações que,
nas mãos de um malfeitor digital experiente, pode oferecer indícios importantes
sobre o dono da conta. Então, prefira sempre criar sua conta com um nome que faça sentido para você,
mas que não dê pistas que levem à sua pessoa caso alguém mal-intencionado
resolva fazer uma busca no Google,
por exemplo).
Outro erro
comum é ser prolixo na redação das
mensagens. O ideal é ser o mais
sucinto possível, já que um email longo é o caminho mais curto para que ele
seja ignorado ou lido sem maior atenção ― afinal, não é todo mundo que tem
tempo ou paciência para ler verdadeiros “tratados”. Então, a dica é reduzir o
texto ao mínimo indispensável e evitar tratar de vários assuntos numa mesma
mensagem.
Antes de
escrever um email, procure ser o mais claro possível ― talvez você domine o
assunto em questão, mas o destinatário, não. E quando for responder uma mensagem,
mantenha o texto original, pois isso pode ser útil para refrescar a memória do
interlocutor. Se quiser que algo seja feito, peça de maneira explícita ―
evitando forçar a outra pessoa a escarafunchar o corpo de texto em busca dessa
informação ou, pior, extrair dele algo que você simplesmente deixou implícito.
E se desejar uma resposta, escreva isso com todas as letras, ou você não terá
como saber se o destinatário realmente tomou conhecimento da sua mensagem.
Preencha assunto somente quando concluir a
redação do texto. Use uma frase direta e curta, mas que dê uma ideia do
conteúdo sem que seja preciso abrir o email ― aliás, é importante não deixar
esse campo em branco ou preenche-lo com algo como “Oi” ou “Bom dia”, pois o assunto pode ser decisivo na hora de o destinatário decidir se vai
ler ou excluir a mensagem sem abrir.
Deixe para preencher por último o campo “Para”, evitando, assim, despachar um
email pela metade (ao clicar sem querer no botão Enviar) ou escrever coisas que não deve para pessoas que não as
deveriam ler. E não deixe de conferir se os anexos foram devidamente adicionados.
Sempre que
for reencaminhar mensagens, use a cópia
oculta, que resguarda a privacidade dos destinatários (os puristas
recomendam inserir seu próprio e-mail no campo "Para:", mas não há problema algum em você deixar esse campo em
branco). Evite usar somente letras maiúsculas no corpo de texto (isso é
considerado quase um insulto, pois dá a impressão de que o remetente está
gritando).
Ao compor o
texto, divida-o em vários parágrafos curtos e seja conciso também ao assinar a
mensagem (evite colocar nome completo, nome da empresa, cargo, endereço,
telefone, celular, fax, contato do Skype etc.). Ao responder emails provenientes
de listas de discussão, apague o histórico que fica registrado na parte
inferior da mensagem (assim, apenas o texto importante e relacionado com sua
resposta será enviado). Se a ideia for enviar um conteúdo divertido, preencha o
campo "assunto" com a
palavra “Piada”, de forma que os
destinatários possam separar a mensagem do conteúdo importante e deixar para lê-la
num momento oportuno.
Por hoje é
só, pessoal. Amanhã a gente continua. Abraços e até lá.
